事例 Vol.50
Institution
- 国公立大学法人 東海国立大学機構 [名古屋大学] 様
- 宇宙線国際会議（ICRC）におけるZoom配信支援・機材レンタル
世界54ヵ国、約1,400人の研究者が集う
国際会議の音響・映像配信をトータルサポート。
実施背景
70年以上の歴史を持つ国際会議で初めてのハイブリッド開催が決定。
宇宙線研究分野において世界で最も歴史と権威のある国際会議のひとつ「宇宙線国際会議」。1947年から2年ごとに、アジア、ヨーロッパ、アメリカと場所を変えて開催されてきました。そして第38回を迎えた今年は、20年ぶりに日本での開催が決定。会場となった愛知県の名古屋大学に世界中の研究者が集まりました。今回は、会期中の9日間を通して現地参加とオンライン参加を同時に行う“ハイブリッド”方式での開催。これは、本会議の長い歴史の中でも初めての試みでした。
開催の概要
総勢1,000名以上の参加者のため、
7つの会場においてオンライン配信環境を構築。
今回、東海国立大学機構様から、現地の機材設営とオンライン配信に関わる業務を一括でお任せいただきました。世界規模で行われる宇宙線国際会議の参加者は毎年約1,000名。今回はその半分ほどがオンライン参加となると想定し、準備を進めていきました。会議のプログラムには、参加者が一堂に会する「プレナリーセッション」と、テーマ別に7つの会場に分かれて行われる「パラレルセッション」があります。その会場すべてにおいて、適切な配信環境を構築する必要がありました。発表者のスライドと音声だけでなく、質疑応答なども含めて会場の雰囲気を伝える映像を配信。プレナリーセッションの会場となった講堂内には3台、パラレルセッションの各会場には1台ずつ、固定カメラを設置しました。
実施におけるポイント
万全の体制を整え、目指したのはオンラインでもストレスなく参加できる環境。
今回は配信整備が整った会議場ではなく大学での開催ということで、あらかじめ各部屋の備品をチェックし、足りない機材をしっかりと用意した上で本番に臨みました。配信で最も気を配ったのは、「音」の問題です。オフラインとオンラインのハイブリッド型での実施は、オンラインのみの開催よりも難易度が格段に上がります。マイクを通した会場の音声と、世界各地から発信されるオンラインの音声、この両方を、それぞれが聞き取りやすいよう調整する必要があるからです。そこで、7つの会場それぞれに専属のスタッフを配置。画面や音声の切り替えだけではなく、音量・音質にも常に気を配り、手作業できめ細かく調整・対応を行いました。
開催を終えて
成功に導いたのは、きめ細やかなサポートとオンライン配信の経験値。
最終的には9日間でのべ現地で約1100名、オンラインで約300名の計1400名が参加され、過去最大規模の参加人数となりました。オンラインでは世界中の54の国と地域から最大で約240名の方の同時接続がありましたが、トラブルも発生せず、「オンラインでも全くストレスなく参加できた」「配信のクオリティが素晴らしかった」というお声が多数寄せられています。名古屋大学様には以前から機材・備品を納入させていただいており、オンライン配信の経験もあったため、起こりうるトラブルを想定して事前に対策ができたこともスムーズな運営につながりました。名古屋大学様で1000人規模、9日間に渡る大きな会議が行われた事例は過去にもほとんど見られません。今回の国際会議の成功により、ハイブリッド型会議開催の可能性がさらに大きく広がりました。
お客様ご紹介
国公立大学法人 東海国立大学機構 [名古屋大学] 様
宇宙線国際会議（ICRC）は、世界中の宇宙線研究者が一堂に集い、宇宙線研究についての最新成果を発表する分野内最高峰の国際会議。第38回目の今回は、伊藤好孝教授（名古屋大学宇宙地球環境研究所）、荻尾彰一教授(東京大学宇宙線研究所)の主導のもと、準備・運営が進められました。
導入システム概要
入念な準備によりオンライン配信を全面サポート
● Zoom配信支援 ●機材レンタル
当社関連会社であるKSGクリエイトと協働で今回のイベント運営を支援。KSGクリエイトは、お客様のご要望に沿って、映像・音響・ICTに対して企画から機材提供、イベントの運営管理までを総合的にサポート。情報通信機器の販売およびレンタル、各種コンテンツ制作も行っています。
お客様 VOICE
伊藤 好孝 教授 [名古屋大学 宇宙地球環境研究所]
今回は初のハイブリッド開催ということで、私たち運営側も手探りのスタートでした。当初はリアルとオンラインの割合が半々くらいだろうと予想していたので、配信トラブルを起こさないことが何よりの課題に。教育産業の皆様には細かく会場を下見いただき、万全の体制を整えていただきました。終わってみると、トラブルがなかっただけでなく、参加者の皆様から音響のクオリティや進行のスムーズさで大変高い評価をいただくことができました。「私たちの会議も教育産業にお願いしたい」というお声も届いています。またこのような機会があればぜひお願いいたします。
荻尾 彰一 教授 [東京大学 宇宙線研究所]
映像の見やすさや音の聞きやすさはもちろんのこと、発表者ごとのスムーズな切り替えが非常に良かったと感じました。リアルとオンラインの両方に発表者がいる状況なので、切り替えがうまくいくか心配していましたが、トラブルもなく、ほぼ時間通りに進めることができました。参加者のとある世界的な研究者の方からは「世界中の色々な国際会議に出席しているが、今回の会議は本当に素晴らしかった。ハイブリッド国際会議の完成形を見た」とメッセージが届いています。私たちも大変誇らしいです。素晴らしいクオリティのサポートをありがとうございました。
